Muitas empresas se esquecem ou até mesmo desconhecem a importância de descrever suas rotinas dentro das "células" de trabalho. Quando há o compromisso de descrever detalhadamente as rotinas, sumarizando assim os processos para a devida e correta execução das tarefas é possível notar um ganho em escala na assertividade e autonomia do responsável pela célula. Falamos de autonomia, mas poucos gestores dão importância a isto. Quando a célula se torna autônoma ela adquire maturidade suficiente para desenvolver suas rotinas achando soluções aos problemas sem que seja necessário a todo momento consultar os líderes e gerentes.

Num primeiro momento pode parecer um trabalho chato e maçante, contudo ao adentrar no detalhe da rotina, não só é possível descrevê-la como enxergar detalhes e forma inovadoras de fazer mais com menos.

Outro ponto muito importante na construção dos MANUAIS é propiciar o que ele produz de melhor; MAPEAR, REGISTRAR e CONDUZIR a célula pelo melhor caminho. Qualquer empresa, menor ou maior tem um Turn Over de suas equipes, assim quando se tem bem desenhado os manuais a transição é menos penosa e menos traumática, ao contrário pela falta dos Manuais as empresas se tornam cada vez mais refém de pessoas quando na verdade ela deveria estar refém dos processos.

Nesta confecção é possível medir o domínio que cada operador tem em suas rotinas, é perceptível quando questionados sobre algumas questões relacionadas à execução de seu trabalho, quando o mesmo não se tem total domínio, o operador irá relatar o desconforto com a rotina e assim poderemos aprofundar nesta, definindo muitos processos que ainda estão vagos e sem definição, podendo ser executado na dúvida e causando um retrabalho mais adiante, prejudicando muitas vezes toda a equipe.

Portanto, reunindo cada um para discutir seus afazeres, iremos nos deparar com diversos problemas e dúvidas nas quais precisaremos discutir a respeito, sana-las e deixar o referido processo claro e registrado.

Outra questão que está angustiando muitos empresários e gestores, pois nem mesmo eles sabem algumas rotinas no detalhe, por serem básicas e ter alguém que a execute diariamente e, às vezes, consideravelmente bem por sinal, é nesse ponto que as empresas acabam se tornando refém de seus funcionários, como já relatado no parágrafo anterior, pois os mesmos acabam retendo todo conhecimento de sua rotina consigo e se um dia vierem a faltar, dificultarão em muito a transição de conhecimento para um novo colaborador. Não estou dizendo aqui que a empresa fechará as portas, mas haverá muita "dor", até que alguém entenda todo o processo novamente de uma forma empírica e até que se contemple todos os detalhes, a empresa enfrentará diversas dificuldades com o reflexo desta falta de conhecimento para com os detalhes , que estavam apenas na memória do antigo executor.

Por isso a engenharia de processos vem com o intuito de resolver problemas como este, iluminando os caminhos que possam ainda estarem ofuscados, padronizando e escrevendo sobre cada processo. Só assim os Manuais poderão ser reconhecidos como um GPS eficiente que poderá conduzir o executor por um melhor caminho, recalculando rotas alternativas, que podem conduzir a empresa por caminhos até então desconhecidos.